合併列印是Microsoft Word的一個功能,能夠快速地將大量資料從Excel或其他資料來源合併到Word文件中,
常用於製作大量相同格式但內容不同的文件,如通知單、識別證、信封等。
應用範圍:
通知單:大量發送通知給不同收件人。
識別證:快速製作多份員工識別證。
信封:一次套印大量信封的收件人資訊。
這個功能能夠大幅提升工作效率,尤其是在需要大量產生類似文件時。
以下是使用Word合併列印的基本步驟:
1.啟動合併列印:
進入Word的「郵件」工具欄,點擊「啟動合併列印」,選擇逐步合併列印精靈選取文件類型「信件」或「目錄」等適合的選項
2.選擇資料來源:
點擊「選取收件者」,選擇「使用現有清單」,然後選擇你要匯入的Excel檔案。
3.編輯收件者清單:
可以勾選想要匯入的資料,並使用「尋找重複值」功能去除重複資料。
4.插入合併欄位:
在Word文件中選擇要插入資料的位置,然後在工具欄中選擇「插入合併欄位」,插入對應的欄位(如姓名、地址)。
5.預覽結果:
點擊「預覽結果」來檢視合併後的文件,並使用箭頭切換不同的資料記錄。
6.完成與合併:
確定無誤後,點擊「完成與合併」,選擇「編輯個別文件」,Word會自動產生所有合併後的文件。
7.對合併出的個別文件進行微調排版。